RODO w biurze rachunkowym
Biuro rachunkowe przetwarza dane setek osób – klientów, ich pracowników, kontrahentów. Wdrażałam RODO w biurach rachunkowych i wiem, że największe ryzyka kryją się w kadrach i płacach, umowach z klientami i pracy zdalnej.
Na co zwracam uwagę w biurze rachunkowym
Umowy powierzenia z klientami
Prowadząc kadry i płace, biuro przetwarza dane pracowników klienta w jego imieniu. Potrzebna jest dobrze napisana umowa powierzenia – często brakuje jej albo jest skopiowana z internetu.
Kadry i płace
Zwolnienia lekarskie, orzeczenia o niepełnosprawności, zajęcia komornicze – to dane szczególnie wrażliwe, wymagające ograniczonego dostępu.
Obowiązki AML
Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Kopie dokumentów klientów i analiza ryzyka muszą być przechowywane zgodnie z przepisami.
Przesyłanie dokumentów
Klienci wysyłają faktury i listy płac mailem, przez komunikatory, na pendrive’ach. Warto zaproponować bezpieczny kanał wymiany.
Programy i chmura
Program księgowy w chmurze, dysk online, poczta – każdy dostawca to podmiot przetwarzający, z którym trzeba mieć umowę.
Praca zdalna
Dokumenty klientów w domu księgowej, wspólny komputer rodzinny, praca w kawiarni – praca zdalna wymaga jasnych zasad.
Szybka lista kontrolna
Jeśli przy którymś punkcie masz wątpliwości – to dobry moment na przegląd.
Umów przegląd- Masz umowy powierzenia z klientami, dla których prowadzisz kadry
- Masz umowy z dostawcami programu księgowego i chmury
- Dokumenty kadrowe mają ograniczony dostęp
- Klienci mają bezpieczny kanał przesyłania dokumentów
- Masz zasady pracy zdalnej
- Dokumentacja AML jest przechowywana zgodnie z przepisami
Jak wygląda przegląd
- Krótka rozmowa – opowiadasz o swojej działalności, ustalamy zakres.
- Analiza dokumentów – klauzule, zgody, upoważnienia, umowy powierzenia.
- Wizyta na miejscu – sprawdzam, jak naprawdę wygląda praca z danymi.
- Raport – lista konkretnych zmian, od najważniejszych.
- Opcjonalnie – przygotowuję brakujące dokumenty i szkolę zespół.
Najważniejsze przepisy
- RODO – rozporządzenie (UE) 2016/679
- Ustawa o rachunkowości
- Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
- Kodeks pracy – dokumentacja pracownicza
- Ordynacja podatkowa
Najczęstsze pytania
Czy biuro rachunkowe jest administratorem czy podmiotem przetwarzającym?
Zależy od zakresu usług. Przy prowadzeniu kadr i płac biuro zwykle przetwarza dane pracowników klienta w jego imieniu – jest więc podmiotem przetwarzającym i potrzebuje umowy powierzenia. W zakresie danych samych klientów (np. do umowy i faktur) biuro jest administratorem.
Czy biuro rachunkowe musi wyznaczyć IOD?
Zwykle nie, chyba że przetwarzanie danych na dużą skalę jest główną działalnością biura, np. przy obsłudze kadr i płac dla bardzo dużej liczby pracowników. Oceniam to indywidualnie.
Jak długo biuro rachunkowe przechowuje dokumenty klientów?
Dokumenty księgowe przechowuje się co do zasady przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym. Dokumentację pracowniczą – zgodnie z Kodeksem pracy, a dokumenty AML – przez okres wskazany w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
Czy klient może wysyłać listy płac zwykłym mailem?
To ryzykowne, bo listy płac zawierają wynagrodzenia, PESEL-e i numery kont. Lepiej udostępnić klientom bezpieczny portal, szyfrowane pliki albo program z wymianą dokumentów.
Ile kosztuje przegląd RODO w biurze rachunkowym?
Zależy od liczby pracowników biura i zakresu usług. Napisz kilka słów o swoim biurze, a przygotuję wycenę.
Marta Kowalczyk
Ochroną danych osobowych zajmuję się od 2019 roku. W Uniwersyteckim Centrum Klinicznym w Gdańsku prowadziłam audyty i szkolenia oraz obsługiwałam naruszenia ochrony danych osobowych. Pracuję w Gdańsku i Trójmieście.
Więcej o mnie- ✓ Studia podyplomowe: Inspektor Ochrony Danych Osobowych oraz Cyberbezpieczeństwo (Akademia Marynarki Wojennej)
- ✓ Audytor wewnętrzny ISO/IEC 27001
- ✓ Kryminologia (UG) i Bezpieczeństwo wewnętrzne (UWM)
Napisz kilka słów o swojej działalności
Odezwę się w ciągu 2 dni roboczych – tak, jak wolisz: mailem albo telefonicznie.
+48 511 665 470 marta.b.kowalczyk@gmail.com